Dowody księgowe, zgodnie z art. 73 ust. 1 UoR, powinny się znajdować w jednostce gospodarczej. Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, gdy prowadzenie rachunkowości zostało przekazane do biura rachunkowego lub zostały przekazane do archiwum.
W przypadku przekazania dokumentów wyspecjalizowanej jednostce z zewnątrz (m. in. biuro rachunkowe czy archiwum), kierownik przedsiębiorstwa musi o tym fakcie powiadomić naczelnika właściwego urzędu skarbowego w terminie 15 dni od daty przekazania.
Archiwizowanie dokumentów księgowych – Dokumenty podlegające archiwizacji
Dokumentami tymi są m.in.:
- sprawozdania: finansowe, z działalności, z badania – papierowe, elektroniczne (e-sprawozdania wraz z podpisami elektronicznymi);
- uchwały dotyczące zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz podziale zysku/pokryciu straty;
- księgi rachunkowe – dziennik, konta księgi głównej, konta ksiąg pomocniczych, zestawienia obrotów i sald, wykaz składników aktywów i pasywów;
- jednolite pliki kontrolne (JPK) w postaci plików xml;
- deklaracje podatkowe wraz z urzędowymi poświadczeniami odbioru (UPO);
- dokumenty źródłowe (zewnętrzne i wewnętrzne) – wszystkie dokumenty, które stanowią podstawę do zapisów w księgach. M.in.: faktury zakupu, faktury sprzedaży, wyciągi bankowe, dokumenty magazynowe, dokumenty kasowe, dokumenty płacowe, PK – polecenie księgowania;
- dokumenty związane z środkami trwałymi.
Formy przechowywania dokumentów księgowych
Archiwizowanie dokumentów księgowych można wykonywać w jednej z dwóch form, lub w obu łącznie. Mianowicie formie tradycyjnej, czyli papierowej a także w formie elektronicznej.
Art. 73. ustawy o rachunkowości daje możliwość przechowywanie dokumentacji księgowej w formie elektronicznej. Należy spełnić jednak poniższe warunki:
- zabezpieczenie dokumentów przed możliwością dokonania jakichkolwiek zmian w ich treści,
- dostęp do dokumentów będą miały tylko i wyłączenie upoważnione osoby,
- zabezpieczenie zbiorów przed ewentualnymi uszkodzeniami lub zniszczeniem.
Dokumenty przechowywane w formie cyfrowej należy porządkować według okresów, typów dokumentów, tak aby zapewnić ich łatwe odnajdywanie.
Zaleca się bieżące tworzenie kopii zapasowej dokumentacji przechowywanej elektronicznie. Format elektroniczny zapisu dokumentów powinien być taki aby możliwe było odczytanie oraz wydrukowanie w dowolnym momencie gdy jest to konieczne.
W ustawie o rachunkowości wskazano, że pewne dokumenty nie można przechowywane wyłącznie w formie elektronicznej/skanów. Wskazuje się, że nie mogą to być dokumenty dotyczące: przeniesienia praw majątkowych do nieruchomości, powierzenia odpowiedzialności za składniki aktywów, znaczących umów i innych ważnych dokumentów określonych przez kierownika jednostki w dokumentacji polityki rachunkowości.
Etapy archiwizowania dokumentów
Archiwizowanie dokumentów księgowych wiąże się z dwoma etapami:
- etap bieżący – polegający na przechowywaniu dokumentów w dziale księgowości do momentu zamknięcia ksiąg rachunkowych i zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy, którego dotyczą te dowody księgowe.
- etap stały – polega na przechowywaniu dokumentacji księgowej po zamknięciu roku obrotowego. Przekazując dowody księgowe do archiwum stałego należy pogrupować zbiory dokumentów w jednorodne grupy z podziałem na okresy i kategorie archiwalne.
Kategorie archiwalne są oznaczane literami A oraz B. Litera A oznacza, że zbiory są przechowywane trwale i powinny zostać przekazane do archiwum państwowego. Litera B zaś oznacza, że dowody księgowe należy przechowywać przez określony czas. A właściwe okresy archiwizacji są wskazane w ustawie o rachunkowości.
Terminy przechowywania dokumentacji księgowej, które przewiduje ustawa o rachunkowości są okresami minimalnymi, które inne akty prawne mogą wydłużyć.
Okresy przechowywania zbiorów księgowych
(art. 74 Ustawy o rachunkowości)
stan prawny aktualny na dzień: 08.09.2021
- zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają przechowywaniu przez okres co najmniej 5 lat, licząc od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym nastąpiło ich zatwierdzenie [zmiana od 1.01.2019r r.; wcześniej obowiązywało trwałe przechowywanie];
- księgi rachunkowe – 5 lat;
Art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej przewiduje, że księgi rachunkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty przechowuje się do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe, zgodnie z art. 70 § 1 Ordynacji podatkowej, przedawnia się z upływem 5 lat. 5 lat licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Termin płatności podatku dochodowego za dany rok obrotowy przypada w roku następnym. Termin zapłaty PIT do 30 kwietnia, zaś zapłaty CIT do 31 marca. W związku z tym, okres przechowywania dokumentacji księgowej dla celów podatkowych wydłuży się o rok.
- karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;
Przechowywanie dokumentów kadrowych zgodnie z art. 125a ust. 4-4a ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych.
Ustawa określa, że obecnie okres przechowywania dokumentów kadrowych wynosi 10 lat od końca roku kalendarzowego w którym ubezpieczony zakończył pracę u danego płatnika składek. Krótszy okres dotyczy wszystkich ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczeń od 1 stycznia 2019 r.
W przypadku ubezpieczonych zgłoszonych do ubezpieczeń po 31 grudnia 1998 r. Jednak przed dniem 1 stycznia 2019 r. okres przechowywania może zostać skrócony. Mowa o skróceniu okresu przechowywania dokumentacji z 50 lat do 10 lat. Warunkiem skrócenia jest złożenie do ZUS przez płatnika składek raportu informacyjnego.
Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej osób zatrudnionych przed 1 stycznia 1999 r. nie uległ zmianie. Nadal wynosi 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego pracodawcy.
- dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną.
- dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione.
- dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
- dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
- dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
- pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat
Powyższe okresy przechowywania zbiorów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.