Dowody/dokumenty księgowe

Dowód księgowy

Operacje gospodarcze, które występują w przedsiębiorstwie muszą być odpowiednio udokumentowane. Dokumentami stwierdzającymi zaistnienie zdarzenia gospodarczego są dowody księgowe.

Dowód księgowy – jest to dokument sporządzony na piśmie, który zawiera szczegółowe informacje o operacji gospodarczej, która miała miejsce w jednostce gospodarczej. Dokument ten musi być sporządzony zgodnie z prawem i zawierać niezbędną treść. Na podstawie tego dowodu dokonujemy zapisu w księgach rachunkowych.

Dowody księgowe powinny być (art. 22 UoR):

  • kompletne – oznacza to, że zawierają wszystkie elementy określone przepisami ustawy;
  • rzetelne – czyli przedstawiające rzeczywisty przebieg zdarzenia gospodarczego;
  • wolne od błędów rachunkowych.

Zawartość dowodów księgowych

Zgodnie z art. 21 UoR dowód księgowy powinien zawierać co najmniej:

  • określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego;
  • określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej;
  • opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych;
  • datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą – także datę sporządzenia dowodu;
  • podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów;
  • stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Klasyfikacja dowodów księgowych

Dowody księgowe można klasyfikować:

  1.  według rodzaju przedmiotu ewidencji księgowej na:
    • kasowe – np. asygnaty kasowe (KW, KP), raport kasowy;
    • bankowe – np. polecenie przelewu, wyciaw bankowy;
    • magazynowe – np. Pz, Wz, Rw, Pw, MM;
    • płacowe – np. lista plac;
    • sprzedaży – np. faktura sprzedaży;
    • zakupu – np. faktura zakupu.
  2. według jednostek sporządzających na:
    • własne – wystawione przez komórki organizacyjne jednostki gospodarczej, np. faktury sprzedaży, listy płac, polecenia księgowania;
    • obce – wystawione przez inne jednostki gospodarcze, np. faktury zakupu, wyciągi bankowe;
  3. ze względu na przeznaczenie własne na:
    • wewnętrzne – wystawione na potrzeby własne jednostki, np. Rw, polecenie księgowania;
    • zewnętrzne – wystawione dla innych jednostek, np. faktura sprzedaży, nota odsetkowa;
  4. według podstawy sporządzania na:
    • pierwotne (źródłowe) – wystawione na podstawie zaistniałych zdarzeń gospodarczych w jednostce, np. asygnaty kasowe, dokumenty magazynowe;
    • wtórne – wystawione na podstawie dokumentów pierwotnych, np. lista płac, raport kasowy, rozdzielnik zużycia materiałów.





 

Zasada dokumentowania zapisów księgowych mówi, że każde zdarzenie gospodarcze musi zostać zaksięgowane na podstawie właściwego dowodu księgowego. Można wyróżnić m. in. następujące dokumenty:

  • Dokumenty magazynowe:
    • PZ – przyjęcie zewnętrzne,
    • WZ – wydanie zewnętrzne,
    • RW – rozchód wewnętrzny,
    • PW – przychód wewnętrzny,
    • ZW – zwrot wewnętrzny,
    • MM – przesunięcie międzymagazynowe.
  • Dokumenty związane z środkami trwałymi i WNiP:
    • LT – likwidacja środka trwałego,
    • OT – przyjęcie środka trwałego,
    • PT – przekazanie środka trwałego.
  • Dokumenty kasowe:
    • KP – kasa przyjmie,
    • KW – kasa wypłaci,
    • RK – raport kasowy.
  • Dokumenty bankowe:
    • WB – wyciąg bankowy,
    • polecenie przelewu,
    • czeki rozrachunkowe.
  • Dokumenty rozliczeniowe:
    • PK – polecenie księgowania.
  • Dokumenty płacowe:
    • LP – lista płac,
    • karty pracy.

Polecenie księgowania

PK – Polecenie księgowania – jest dokumentem własnym, wewnętrznym to znaczy wystawianym przez jednostkę gospodarczą na wewnętrzne potrzeby, na przykład w celu udokumentowania:

  • przeniesienia kosztów z układu rodzajowego na układ funkcjonalny,
  • ewidencji składek na ubezpieczenia społeczne finansowane przez pracodawcę,
  • ewidencji amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych,
  • przeniesienia dodatnich i ujemnych elementów wyniku finansowego,
  • korekty błędów księgowych (storno czarne, czerwone),
  • operacji gospodarczej w przypadku braku dowodu źródłowego potwierdzającego jej zaistnienie.

Przygotowanie dowodu księgowego do księgowania

Dowody księgowe przed zaksięgowaniem należy:

  1. uporządkować i nadać im numery wtórne,
  2. sprawdzić pod względem:
    • merytorycznym,
    • formalnym,
    • rachunkowym;
  3. zadekretować.

Kontrola merytoryczna – sprawdzenie dokonanej operacji gospodarczej pod względem legalności, rzetelności, celowości i gospodarności.

Kontrola formalna – sprawdzenie czy dowód księgowy został wystawiony prawidłowo i zawarto w nim wszystkie wymagane informacje.

Kontrola rachunkowa – sprawdzenie dokumentu pod względem poprawności obliczeń arytmetycznych.

Kontroli formalno-rachunkowej zwykle dokonuje główny księgowy lub upoważniony do tego pracownik. Po sprawdzeniu dowodu i uznaniu, że nie zawiera żadnych błędów należy opatrzyć dowód odpowiednim zapisem. W praktyce często wykorzystywane są pieczątki z odpowiednimi sformułowaniami, np:

Dekretacja dowodu księgowego polega na opisaniu na dokumencie sposobu ujęcia w księgach rachunkowych – podaniu numerów kont księgowych i stron, kwoty operacji oraz miesiąca księgowania.