Poprawianie błędów księgowych

Ewidencjonowanie operacji gospodarczych opatrzone jest na ogół ryzykiem popełnienia błędu, a w przypadku gdy błąd faktycznie wystąpi należy go poprawić zgodnie z regulacjami ustawy o rachunkowości.

Ustawa w art. 25 przewiduje, że stwierdzone błędy poprawia się:

  • poprzez skreślenie błędnej treści i umieszczenie nowej – poprawiając w ten sposób należy zachować czytelność błędnego zapisu, oraz opatrzyć poprawiane miejsce podpisem i datą.
  • przez wprowadzenie do ksiąg rachunkowych dowodu zawierającego korekty błędnego zapisu z wykorzystaniem storna czarnego lub storna czerwonego.

W przypadku ujawnienia błędów w ewidencji księgowej po zamknięciu miesiąca lub gdy księgi rachunkowe są prowadzone przy użyciu komputera to jedynym dozwolonym sposobem poprawiania błędów jest używanie storna czarnego bądź czerwonego.

Storno czarne – polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach, na których dokonano błędnego zapisu, ale po przeciwnych stronach tych kont. Storno czarne może być częściowe lub całkowite.

Storno czerwone – polega na dokonaniu zapisu kwot ujemnych na tych samych kontach i po tych samych stronach po których wystąpił zapis błędny. Na kontach księgowych storno czerwone jest zapisywane kolorem czerwonym lub jako kwota w prostokącie, natomiast gdy księgi rachunkowe są prowadzone przy użyciu komputera to zapisuje się kwotę ze znakiem minus.

Zapisy stornujące muszą być dokonane z zachowaniem zasady podwójnego zapisu. Poprawianie błędów odbywa się za pomocą dokumentu PK – Polecenie księgowania. W dokumencie tym należy podać dane dotyczące błędnej operacji gospodarczej, dane poprawne oraz wyjaśnienie jaki to błąd i uzasadnienie jego korekty.




Przykłady poprawiania błędów księgowych

  • skreślenie błędnego zapisu i umieszczenie nowego
  1. WB – Zapłata przelewem zaległej faktury za czynsz z tytułu wynajmu powierzchni biurowej w wysokości 8 000 zł. (zaksięgowano: Dt Należności od odbiorców 8 000,- /Ct Kasa 800,-)
  2. PK – Korekta błędu

  • wykorzystanie storna czerwonego
  1. KW – Wypłacono z kasy zaliczkę pracownikowi w kwocie 1 000 zł na zakup materiałów biurowych. (zaksięgowano: Dt Materiały 1 000,- /Ct Zobowiązania wobec pracowników 1 000,-)
  2. PK – Korekta operacji
  3. PK – Prawidłowa ewidencja operacji

  • wykorzystanie storna czarnego całkowitego
  1. KW – Wypłacono z kasy zaliczkę pracownikowi w kwocie 1 000 zł na zakup materiałów biurowych. (zaksięgowano: Dt Materiały 1 000,- /Ct Zobowiązania wobec pracowników 1 000,-)
  2. PK – Korekta operacji
  3. PK – Prawidłowa ewidencja operacji

  • wykorzystanie storna czarnego częściowego
  1. WB – Zapłata przelewem zaległej faktury za czynsz z tytułu wynajmu powierzchni biurowej w wysokości 8 000 zł. (zaksięgowano: Dt Zobowiązania wobec dostawców 8 000,- /Ct Kasa 8 000,-)
  2. PK – Korekta błędu