Archiwizowanie dokumentów księgowych

Dowody księgowe, zgodnie z art. 73 ust. 1 UoR, powinny się znajdować w jednostce gospodarczej. Wyjątkiem od tej reguły jest sytuacja, gdy prowadzenie rachunkowości zostało przekazane do biura rachunkowego lub zostały przekazane do archiwum.

W przypadku przekazania dokumentów wyspecjalizowanej jednostce z zewnątrz (m. in. biuro rachunkowe czy archiwum), kierownik przedsiębiorstwa musi o tym fakcie powiadomić naczelnika właściwego urzędu skarbowego w terminie 15 dni od daty przekazania.


Etapy archiwizowania dokumentów

Z archiwizowaniem dokumentów związane są dwa etapy:

  • etap bieżący – polegający na przechowywaniu dokumentów w dziale księgowości do momentu zamknięcia ksiąg rachunkowych i zatwierdzenia sprawozdania finansowego za rok obrotowy, którego dotyczą te dowody księgowe.
  • etap stały – polega na przechowywaniu dokumentacji księgowej po zamknięciu roku obrotowego. Przekazując dowody księgowe do archiwum stałego należy pogrupować zbiory dokumentów w jednorodne grupy z podziałem na okresy i kategorie archiwalne.

Kategorie archiwalne są oznaczane literami A oraz B. Litera A oznacza, że zbiory są przechowywane trwale i powinny zostać przekazane do archiwum państwowego. Litera B zaś oznacza, że dowody księgowe należy przechowywać przez określony czas, a okresy archiwizacji są wskazane w ustawie o rachunkowości.

Terminy przechowywania dokumentacji księgowej, które przewiduje ustawa o rachunkowości są okresami minimalnymi, które inne akty prawne mogą wydłużyć.


 

Okresy przechowywania zbiorów księgowych

(art. 74 Ustawy o rachunkowości)

 

  • zatwierdzone roczne sprawozdania finansowe podlegają trwałemu przechowywaniu;
  • księgi rachunkowe – 5 lat;

Art. 86 § 1 Ordynacji podatkowej przewiduje, że księgi rachunkowe i związane z ich prowadzeniem dokumenty przechowuje się do czasu upływu okresu przedawnienia zobowiązania podatkowego. Zobowiązanie podatkowe, zgodnie z art 70 § 1 Ordynacji podatkowej, przedawnia się z upływem 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku.
Termin płatności podatku dochodowego za dany rok obrotowy przypada w następnym – termin zapłaty PIT do 30 kwietnia, zaś zapłaty CIT do 31 marca – w związku z tym, okres przechowywania dokumentacji księgowej dla celów podatkowych wydłuży się o rok.

  • karty wynagrodzeń pracowników bądź ich odpowiedniki – przez okres wymaganego dostępu do tych informacji, wynikający z przepisów emerytalnych, rentowych oraz podatkowych, nie krócej jednak niż 5 lat;

Art. 125a ust. 4 ustawy o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych określa, że listy płac, karty wynagrodzeń lub inne dowody, na podstawie których następuje ustalenie podstawy wymiaru emerytury lub renty, przechowuje się przez okres 50 lat od dnia zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego pracodawcy.

  • dowody księgowe dotyczące wpływów ze sprzedaży detalicznej – do dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za dany rok obrotowy, nie krócej jednak niż do dnia rozliczenia osób, którym powierzono składniki aktywów objęte sprzedażą detaliczną;
  • dowody księgowe dotyczące środków trwałych w budowie, pożyczek, kredytów oraz umów handlowych, roszczeń dochodzonych w postępowaniu cywilnym lub objętych postępowaniem karnym albo podatkowym – przez 5 lat od początku roku następującego po roku obrotowym, w którym operacje, transakcje i postępowanie zostały ostatecznie zakończone, spłacone, rozliczone lub przedawnione;
  • dokumentację przyjętego sposobu prowadzenia rachunkowości – przez okres nie krótszy od 5 lat od upływu jej ważności;
  • dokumenty dotyczące rękojmi i reklamacji – 1 rok po terminie upływu rękojmi lub rozliczeniu reklamacji;
  • dokumenty inwentaryzacyjne – 5 lat;
  • pozostałe dowody księgowe i sprawozdania, których obowiązek sporządzenia wynika z ustawy – 5 lat

Powyższe okresy przechowywania zbiorów oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym, którego dane zbiory dotyczą.